Privacy & 
beveiliging

Rolverdeling

Bij het uitvoeren van het HiRO-programma is een aantal partijen betrokken. Onderstaand een overzicht van de betrokken partijen, de taken die deze uitvoeren en de manier waarop die partijen te maken hebben met persoonsgegevens
‍

• HiRO  is de ontwikkelaar van het HiRO-programma en heeft als doel dit zo breed mogelijk uit te rollen. Daarvoor wordt het HiRO-programma aangeboden aan klanten. Dat kunnen scholen of samenwerkingsverbanden van scholen zijn, maar ook gemeenten. Gedurende de uitvoering van het HiRO-programma worden persoonsgegevens van sportleraren of contactpersonen van scholen, gemeenten of sport bedrijven verzameld, om daarmee de overeenkomst die we met hen hebben gesloten goed te kunnen uitvoeren. Gedurende de uitvoering van het HiRO-programma worden geen persoonsgegevens van kinderen verzameld.
  ‍
• Klanten van HiRO  zijn de partijen met wie er een overeenkomst is gesloten voor de afname van het HiRO-programma. Zoals gezegd kunnen dat scholen zijn, gemeenten, maar ook lokale- of regionale sport bedrijven.
  
  De klanten nemen daadwerkelijk deel aan het HiRO-programma. Om een bijdrage te leveren aan de fysieke en sociaal-emotionele ontwikkeling van een kind en aan de groepsdynamiek van een klas.
  ‍
• Entertrainers van HiRO  zijn de gediplomeerde en door HiRO bijgeschoolde judoleraren die de lessen tijdens schooltijd verzorgen.
  
  HiRO is in het bezit van een getekende overeenkomst gebaseerd op de door de Belastingdienst op 17 januari 2017 onder nummer nr. 9051613107-A beoordeelde overeenkomst. De Entertrainers van HiRO zijn daarnaast in het bezit van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) van maximaal twee jaar oud. De Entertrainers krijgen uitsluitend toegang tot de persoonsgegevens van sportleraren of contactpersonen van scholen, gemeenten of sport bedrijven, om daarmee de overeenkomst die we met hen hebben gesloten goed te kunnen uitvoeren.

Gebruik van persoonsgegevens

Voor de uitvoering van het HiRO-programma vult degene die daar door de klant is aangesteld (bijvoorbeeld een sportleraar) persoonsgegevens in van sportleraren of contactpersonen van scholen, gemeenten of sportbedrijven, om daarmee de overeenkomst die we met hen hebben gesloten goed te kunnen uitvoeren. Persoonsgegevens van de deelnemende kinderen worden niet verzameld.

Registreren

Voor de uitvoering van het HiRO-programma inclusief het gebruik van de digitale leeromgeving zal degene die daar door de klant voor is aangesteld zich moeten registreren. Natuurlijk worden de daaraan gekoppelde gegevens niet aan derden verstrekt, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de levering van de dienst of indien dit wettelijk verplicht is. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik van het HiRO-programma kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen.

Welke gegevens worden verzameld?

HiRO  verzamelt in het kader van uitoefening van haar functies de volgende soorten gegevens:

• NAW-gegevens van de uitvoerder (namens klant);
• Contactgegevens contactpersoon school (naam, e-mail en telefoonnummer).

Bewaartermijnen

De NAW-gegevens van de contactpersonen worden bewaard gedurende de periode dat de klant betrokken is bij de uitvoering van het programma op de betreffende school. Direct nadat de betrokkenheid van de klant bij de uitvoering van het programma is gestopt, worden deze gegevens verwijderd.

Verstrekking aan derden

De contactgegevens van de contactpersonen van de scholen worden alleen gedeeld met HiRO  en de door HiRO aangestelde Entertrainer, de uitvoerder van het HiRO-programma.

Beveiliging

Wij hebben de nodige beveiligingsmaatregelen genomen om misbruik van het HiRO-programma, en dus ook de toegang tot persoonsgegevens te beperken. Het gaat onder andere om de volgende maatregelen:

• De data wordt opgeslagen op servers die in Europa staan;
• De toegang tot de servers waar de gegevens zijn opgeslagen, is beperkt tot geautoriseerde personen;
• De NAW-gegevens van scholen en de betreffende contactpersonen worden eveneens opgeslagen in Teamleader en ActiveCampaign, een Software as a Service (SaaS) technologiebedrijf, waar we een verwerkersovereenkomst mee hebben afgesloten;
• De persoonlijke inlogcodes van de digitale leeromgeving worden uitsluitend gedeeld met de betreffende contactpersonen van de betreffende scholen.

Beschermen en bewaren van gegevens

HiRO doet er alles aan om persoonsgegevens passend te beveiligen tegen verlies en onrechtmatig gebruik (datalek). Zoals al vermeld heeft HiRO met de Entertrainers die de uitvoering voor hun rekening nemen een overeenkomst afgesloten gebaseerd op de door de Belastingdienst op 17 januari 2017 onder nummer nr. 9051613107-A beoordeelde overeenkomst. Daarin staat onder andere dat zij zich verplichten om tijdens de looptijd van de overeenkomst, noch na beëindiging daarvan zonder uitdrukkelijk voorafgaande schriftelijke toestemming van HiRO, tegenover derden direct dan wel indirect enige mededeling te doen over de bijzonderheden die hem bekend zijn geworden betreffende en verband houdende met de aangelegenheden van HiRO   waarvan de Entertrainer in het kader van de uitvoering van het HiRO-programma kennis neemt, voor zover die bedrijfsaangelegenheden redelijker wijze als vertrouwelijk moeten worden aangemerkt.

Als ondanks de genoemde maatregelen sprake is van een datalek, dan handelen we dat natuurlijk conform de regels af in samenwerking met de voor de persoonsgegevens verantwoordelijke klant(en). Als u zelf het idee heeft dat er sprake is van een datalek, of als u vermoedt dat dit zo is, dan vragen we u dit zo snel mogelijk per e-mail te melden bij de contactpersoon of directeur van de verantwoordelijke klant. Deze neemt vervolgens contact op met HiRO

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites of apps van derden die door middel van links aan HiRO   verbonden zijn. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring wanneer de website of het HiRO-programma wordt vernieuwd. U ziet dit aan de datum die onderaan dit document is vermeld.

Vragen?

Als u vragen heeft over deze voorwaarden of over het privacybeleid, dan kunt u altijd contact met ons opnemen via 023-3036800.

Laatste update: Haarlem, 2022